本日の仕事について書きます。
主要業務の切替作業は30分ほどで終わるくらいの仕事量だったため、夜勤復帰した管理者が場を仕切り、
切替作業の実作業者を同期で一番若い子と管理者があたるとのこと。
30分くらいでおわる仕事なので、簡単なお仕事。…になるはずが、気づいたらいろいろトラブル。
私たちは、調整業務で書類作成や書類チェック、先方へメール送付などのを行いました。
この業務も、先月まで扱っていたものと全く違う業務の手順書を作るとのことだったので、ほぼ初めての業務。
手順書を見ながら手順書を作る。手順書を見ながら手順書を作る。ふしぎ。
起票する際に、基礎となる情報が抜けがあったり、例外の情報が入っていたりすると、手順書にはないことなので、そこで作業がストップします。
こういう業務って集中力を維持するのが本当に難しいですね。
1から10まで、きちんと情報が揃った上で、作業を行えば時間的、心理的ロスはないので、集中力は切れたりしないと思うのですが…
まぁ手順書の手順書を作るのも大変、さらに乱雑に保存された情報を集めるのも大変、情報に不備にあった場合は、また別の資料から情報を収集するという…
いま書いていて思いましたが、手順書をつくる前の段階で情報がきちんと正しいかどうか確認してから起票すればいいですね。
起票と情報確認、調査がすべて1業務になっているので、効率が悪い。
まぁすべての情報が揃った上では、情報確認や調査は不要だと思いますので、手順書などは例外処理がない状態で作られているということですね。
すべての例外に対応する手順書作成はたしかに難しい。仕方ないことですね。
と、話がそれました。手順書の作成に対しての効率の悪さ以前からなので、単に慣れるしかないので大した問題じゃなかったです。
さて、冒頭で書いた同期の若い子の話。
この彼とは、入社時からよく話すし、休みの日には一緒にオンラインゲームをしたりします。
ただ、日に日にイライラする気持ちが私の中にありました。
イライラする原因を思い返すと…
- 本業務の切替作業をやりたがらない
- 口癖は「疲れた」
- コミュニケーション能力が低い
- 言ってることが矛盾ばかり
- 不必要に距離をつめるので動線が潰れる
- 動線を潰しているという意識はなく道を空ける気配りがない
などが目立ちます。まだ26歳だったと思うので、若いからと思うけど…
20代も半ばを過ぎていたら、どれもそれなりにはあると思うけど…なかなか難しい。
実作業は現地の人とやり取りをする確認者と実際の作業を行う作業者と2人1組で作業を行います。これは現地作業員さんも同じ。
この若い子(以後 Tさん)は、いつもやりたがらない。先週も3日あるうちの最終日のみ。
このTさんは、事務作業を好んでますが、実際は事務作業はほとんどない状態。となると、「単に仕事がしたくない」というのが本音だと思います。
「仕事をしたくない」というのは、なにもTさんだけではないとは思いますが、職場からいけばこのTさんは新人です。
新人なのに、仕事を選んでいたりすると、自分の成長にまったくつながらないと私は個人的に思います。
とはいえ、本人にやる気がないのなら、回りが口出すことではないと思いますし、現場を統括する方がいいのならそれでOKです。
ただ悲しいかな。Tさんが取った行動は、どう言い訳をいったところで、実作業で成果として現れます。
これが「原因と結果の法則」です。持論ですが、この世のすべてはこの法則に当てはまると考えています。
「コミュニケーション能力が低い」という点は、Tさんは、電話やメールなど社内・社外問わず他社とやりとりすることに異様に拒否反応があります。
社会人たるもの、この能力は一番最初に上げるべきことだと思います。
ここを少し分析してメモしておきます。
Tさんは、現地作業員さんと連絡するときの言い回しを難しく考えていました。これがまず、拒絶する原因だったのだと思います。
ただ、当仕事に従事しているので、この業務から逃れることは不可能です。
このTさんは、社員候補で入社したので、なおさら逃げることはできない業務です。
同期でしたし、自分も同じ業務をするにあたり、トークスクリプトを私が作成し、それを実作業で試し、問題ないことを確認した上で、Tさんに共有しました。
共有したときは「ありがとうございます。」とすごい喜んでくれましたが、実際の作業を好まないTさん。
好んで確認者にならなくては、このトークスクリプトは無駄になります。これでは「ありがとうございます」は嘘だと思います。嘘＝矛盾。
電話のやりとりだけでなく、メールや社内のグループウェアでの投稿なども、
「ありがとうございます。以後、注意して作業いたします」
みたいな受け答えで済むものに、Tさんは30分も1時間もかけてしまいます。
ただ、この手のコミュニケーション能力は、人間社会で生きていく上では必ず必要になることですし、難しいことではありません。
長いので次に書きます。